Üretim, Kalite

Artık tüketicilerden tutun işletme sahiplerine kadar birçoğumuzun aşina olduğu bir kavram ISO 9001:2000.

Peki ürünlerin paketlerinden tutunda firmaların broşürlerinde, reklamlarında, kartvizitlerinde hatta araçlarında bile gördüğümüz ISO 9001:2000 amblemlerinin ne işe yaradığını ne kadarımız biliyor?

Aslında ilk açıklanması gereken, ISO 9001:2000´in duvara asılıp sadece pazarlamada adı kullanılan, 300-500 YTL´ye bir haftada kolayca alınan bir belge değil, işletmenin mal veya hizmet üretimiyle direkt bağlantılı olan bir organizasyon ve yönetim sistemi olduğudur. Bağımsız bir denetim kuruluşunun, sistemin standarda uygunluğunu onaylaması sonucu ise firma ISO 9001:2000 sertifikası ile mükafatlandırılır.

Peki nedir bu ISO 9001:2000?
Bu soruya verilecek ilk cevap, ISO 9001:2000´nin bir belge değil Kalite Yönetim Sistemi olduğudur. Bu sistemin, bağımsız denetim firmalarınca denetlenip belgelendirilmesi sonucu işletmenize ISO 9001:2000 sertifikası sağlanabiliniyor.

Sistemin bütününe verilen ad aslında ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi. Fakat sistem 2000 yılındaki son revizyonundan sonra 3 doküman olarak tasarlandı. Bunlar sırasıyla şöyle:

ISO 9000:2000 -> Sistemin Terimler ve Tanımlar Sözlüğü
ISO 9001:2000 -> Şartlar (Sistemin Ana Gövdesi, sertifikaya haiz temel gövde)
ISO 9004:2000 -> Sistemini daha iyiye taşımak isteyen kuruluşlar için Mükelleşme Rehberi

Bu sistemi hangi kuruluşlar kurabilir?
ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi´ni özel ve kamu sektöründe her türlü kuruluş kurabilir.

Üretim, hizmet, yazılım ve donanım sektörlerindeki tüm kuruluşlar bu sistemden yararlanabilir. Örneğin, dış ticaret pazarlama firmaları, hastaneler, belediyeler, üretim yapan işletmeler, oteller, restoranlar… Bu liste uzar gider. ISO 9001:2000 uygulanabilmesi için firmanın sektörü önemli değildir. ISO 9001:2000, kuruluşun ne üzerine çalışıp çalışmadığına değil yönetim sistemine odaklanır. Ayrıca işletmenin büyüklüğü veya küçüklüğü, kaç kişinin çalıştığı sistemin kurulmasına engel olmamaktadır. 2 Kişilik bir işletme de 1000 kişilik bir işletme de ISO 9001 kapsamına girer

Sistemin amacı nedir?
Bu bağlamda ISO 9001:2000 işletmenin mal veya hizmet üretimindeki tüm aşamaları belirleyerek ve bir nevi işletmenin kullanma kılavuzunu oluşturarak her defasında aynı kalitede sonucun alınacağı iş süreçleri yaratmayı amaçlıyor. Bu standardı yakaladıktan sonra kalitede geliştirmeleri sağlamak daha kolay bir hal alıyor.

Gelelim maliyetlere

Sistemin maliyeti birkaç kalemden oluşmakta.
Danışmanlık ve Eğitim Maliyeti:

Firmanın yönetim sisteminin elden geçirilmesi, aksayan yönlerinin düzeltilmesi, dökümantasyonunun kurulumu, tüm personele verilecek kalite ve yönetim sistemiyle ilgili eğitimler, firma içi denetçilerin ve sistemin işleyişini kontrol altında tutacak yöneticilerin eğitimi alanlarını kapsamaktadır.

Bu maliyet firmanın büyüklük ölçeğine, yapılacak işlemlerin kapsamına göre değişmektedir. Ayrıca seçilecek danışmanlık firmasının, sistemin kurulacağı şirketin çıkarlarını gözetecek şekilde davranması, sadece bu işe odaklanmış bir firma olması önem arz etmektedir. "Her işi yaparız abi" mantığıyla işleyen danışmanlık şirketleriyle çalışmak boşa giden emek, zaman, mali kayıp ve firma yönetiminde bilinçsizce yapılan yönetim çalışmaları yüzünden oluşabilecek yönetim krizlerine yol açarak kaynaklarınızın israfına sebep olabilir. Unutulmamalı ki danışmanlık bilgi birikimi ve tecrübeye dayalı bir meslektir. Hiçbir işletme ucuz bilgi alacak kadar zengin değildir.

Kalibrasyon Maliyetleri:

İşletmenizde ölçüme tabi olabilecek makine ve teçhizat var ise bunların bakımını ve kalibrasyonunu belli düzenlerle yaptırmak fireyi ve israfı önler. ISO 9001:2000 yönetim sistemi kalibrasyona önem verir. Amaçlardan biri fire ve israfı önlemek olduğuna göre kalibrasyon harcamaları kaçınılmaz olacaktır. Zaten işletmelerimizin büyük çoğunluğu bunun farkında olarak ISO 9001´e sahip olsun veya olmasın makine ve teçhizatlarının bakımını ve kalibrasyonunu belli aralıklarla yaptırmaktadırlar.

Belgelendirme Maliyetleri:

Belgelendirme maliyeti de firmanın çalışan sayısına bağlı olarak belgelendirme kuruluşları tarafından belirlenir. Belgelendirmeden kasıt, danışmanların kurmuş olduğu sistemin işlerliğinin bağımsız bir dış denetim firması tarafından onaylanması ve sertifikasyonudur. Denetimden geçerek onaylanan yönetim sisteminiz ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi standardına uygun bulunduğu için bu sertifika ile mükafatlandırılır. Ancak bu belge 3 yıllık bir süre için geçerlidir. Ayrıca belgeye hak kazanıldıktan sonraki yıl 1. Gözetim, sonraki yıl 2. Gözetim tetkikleri gerçekleştirilerek yılda bir kez sistemin devamlılığının sürdürülüp sürdürülmediği kontrol edilir.
Belgelendirmenin toplam maliyetini şöyle açıklayabiliriz:
Belgelendirme denetimi ve belge bedeli + 1. Gözetim Denetimi Bedeli + 2. Gözetim Denetimi Bedeli = Toplam Belgelendirme Maliyeti

3. Yılın sonunda belge iptal edilir ve yeni bir denetim gerçekleştirilir. Zaten kazanılacak sertifikanın üzerinde geçerlilik tarihi yazmaktadır.

Kaynak:
Kılınç Orhan Erdemir
Kalite ve Yönetim Danışmanı