form numaraları hakkında

[alluringcass]

Arkadaşlar merhaba,benim sorum form numaraları konusunda,formun sol alt köşesinde yer alan form numaraları var.Bunlarda sorunum yok.Ancak Formun üst kısmında yani antette olan form numaralarını anlamadım bir türlü.Örneğin iç tetkik döfi formum var üzerindeki numara kısmında nasıl numara vericem hadi verdim mesela K.İT.005(KALİTE İÇ TETKİK 005 NOLU FORM DERİM)PEKİ bu numara ne işe yarayacak sadece sıra numarası olsun diye mi vermem gerekir.Açıklarsanız sevinirim.
Bide İç yazışma formunu dağıtırken,kime verdiğimi,ne zaman verdiğimi  kaydetmem gerekirmi bir yere.

İYİ ÇALIŞMALAR.

[Kamil TUKSAL]

Değerli arkadaşım;

Formlarda ve diğer sistem dokümanlarında sol alt kısımda form no.534564, KSY.005 vs... gibi kodlama yapılır. Bu alt kısımlarda yapılan kodlamalar genel anlamda sistem dokümanların tanımlanması, takibi ve revizyon işlemlerinde kullanılır.
Ancak formun başlık kısmında ayrı bir kodlama yapılması pek kullanılan bir yöntem olmamakla birlikte, sizdede olduğu gibi kafa karıştırmaktan başka bir işe yaramaz.

Örnek bir sistem formu verecek olursak;

KYS.001 nolu formumuz var. Biz bu kodlamayı görünce bunun bir İÇ DENETİM SORU LİSTESİ FORMU olduğunu anlıyoruz.

KYS.001/01 kodunu gördüğümüzde ise İÇ DENETİM SORU LİSTESİ FORMU'nun 1 kez revizyon geçirdiğini anlıyoruz.

Kolay gelsin..

[eren723]

Arkadaşlar merhaba,benim sorum form numaraları konusunda,formun sol alt köşesinde yer alan form numaraları var.Bunlarda sorunum yok.Ancak Formun üst kısmında yani antette olan form numaralarını anlamadım bir türlü.Örneğin iç tetkik döfi formum var üzerindeki numara kısmında nasıl numara vericem hadi verdim mesela K.İT.005(KALİTE İÇ TETKİK 005 NOLU FORM DERİM)PEKİ bu numara ne işe yarayacak sadece sıra numarası olsun diye mi vermem gerekir.Açıklarsanız sevinirim.
Bide İç yazışma formunu dağıtırken,kime verdiğimi,ne zaman verdiğimi  kaydetmem gerekirmi bir yere.

İYİ ÇALIŞMALAR.

selamlar,

numaralandırma ile ilgili sıkıntılar her yönetim sisteminde ortaya çıkar genelde...

size tavsiyem tüm dokümanlarınızı bir içindekiler listesine çalıştığınız sektöre göre departman departman ayırmanız...

benim kullandığım dokümantasyon sistemine göre ki şimdiye kadar tecrübe ettiğim en etkili yöntemdir oda aşağıdaki gibidir.

XXX.VVV.YY.ZZ

X = Evrağın türünü belirtir. F= Form, D= Diyagram, Ç=Çizelge, P=Prosedür, T=Talimat ....
VVV = Evrağın yayınlandığı departmanı verir. GM= Genel Müdürlük, KM = Kalite Müdürlüğü, TS= Teknik Servis ..........
YY= Evrağın sıra numarasını verir. 01, 02, 03.....
ZZ= Evrağın revizyon numarasını verir. 01, 02, 03....

Örn:
F.KM.01.00 Kalite Müdürlüğü'nün 1 numaralı formunun revizyon geçirmemiş hali...
P.TS.01.01 Teknik Servis'in 1 numaralı prosedürünün 1. revizyonu...
T.GM.12.02 Genel Müdürlük'ün 12 numaralı talimatının 2. revizyonu...

içindekileride şu başlıklar altında toplayabilirsiniz;

Evrak No / Evrak İsmi / Sayfa Adedi / Yayınlanma Tarihi / Reviyona Uğrayan Sayfa No / Revizyon Tarihi

T.GM.12.02 / Satış Pazarlama Talimatı / 3 / 01.01.2006 / 2,3 / 01.01.2007

içindekileri oluşturukende departmanlara bölmekte fayda var...

Genel Müdürlük
Prosedürler
Talimatlar
Diyahramlar
Çizelgeler
Formlar
Kalite Müdürlüğü
......

şeklinde...

Bir dokümanda iki numara olması ise yukarıda söylendiği gibi karışıklıktan başka bir şeye sebep olmaz

Bu arada son sorunuzla ilgili iç yazışmaları dağıtırken izlediğiniz yöntem önemlidir...

Eğer dokümantasyonun takibi bilgisayar ortamında yapılıyorsa ve iç yazışmalar bilgisayar ortamında yapılıyorsa, denetimlerde doküman dağıtımını outlook üzerinden gösterebilirsiz... (14001 sertifikası olanlara önerilir )

Yok ama bilgisayar ortamında değilse bir doküman dağıtım formu kullanmanızda fayda var... isterseniz örnek teşkil etmesi için de yayınlayabilirim...

kolay gelsin...