Kurumsallaşma için ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi iyi bir başlangıç olacaktır. ISO 9001:2000 standartları firmaların kendilerini geliştirip bir düzen ve disiplin içinde çalışmalarını sağlayacaktır. ISO sistemi sayesinde ilk olarak doküman kontrolunuzu sağlamış olacaksınız. Bu sayede kullandığınız her türlü kayıtlar(formlar, talimatlar) bir düzen içinde kullanılıp saklanacak ve çoğaltılacaktır. Dokümantasyon kontrolu size iş akış süreçlerini kayıt altına almanıza ve kimin, neyi, nerde, ne zaman yapacağını göstereceğinden dolayı bilgi karmaşasından ve fazla kırtasiyeden de sizi kurtaracaktır. ISO 9001:2000 dokümantasyon şartları, firmanızın kayıtlarını muhafaza, korunma, tekrar elde edilebilme, elden çıkarma, kullanım noktalarında bulunabilme gibi gereklilikleri sağlamış olacaktır.

İkinci olarak yönetim sürekli iyileşme için taahhüdde bulunacak ve uygulama için yetki ve kaynak kullanacaktır. Yönetim, müşteri odaklı ürün veya hizmet sunacağını, müşteri ihtiyaç ve beklentilerine göre hareket edeceğini beyan edecek ve bu beyanı yerine getirecektir. Yönetim tüm birimleri içine alacak şekilde kalite hedefleri koyacak ve bunları gerçekleştirmek için çaba sarf edecektir. Burada dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta da bu hedeflerin gerçekleştirilebilir olması gerektiğidir. Yönetim bir organizasyon el kitabı oluşturulmasına önderlik edecek, yetki ve sorumlulukları belirleyerek karmaşıklığın önüne geçebilecektir. ISO sisteminde yönetim, bir kalite yöneticisi atayacak ve ISO sisteminin uygulanmasını, takibini ve gerekli iyileştirmeleri bu sayede yapabilecektir. Kalite yöneticisi firma içinden biri de olabilir, dışardan bu görev için biri de çalıştırabilir. Kalite yöneticisine gerekli durumlarda yardımcı olabilmesi için en az iki iç tetkikçi belirlenip sistemin işlerliği denetlenecek ve gerekli düzeltmeler yapılabilecektir. Yönetime düşen önemli bir görevde iç iletişimi sağlamada istekli olmaları ve iç iletişime önem verdiklerini tüm çalışanlara göstermek olacaktır. Bilgi akışı ISO sistemlerinde her yeni revizyonda daha da önem kazanmaktadır.

Üçüncü olarak ISO 9001:2000 kaynakların etkin ve verimli kullanımını sağlamaktadır. Kaynakların tespitinde değerlendirmeler yapılmakta, insan kaynaklarını bilinçlendirerek yeterlilik kazandırılmaktadır. Alt yapı imkanlarının sürekli iyileştirilmesini sağladığı gibi ekipman, donanım, yazılım, destek hizmetlerini de bir sistem içinde yürütmeyi sağlar. Çalışma ortamına önem verir, ürün veya hizmet için yeterli olmasını sağlar.

Dördüncü olarak ürün veya hizmetin gerçekleştirilmesinde planlamaya önem vererek firmayı planlı bir çalışma ortamına itmektedir. Teslimat ve destek hizmetlerinin yanısıra kanuni şartlarında yerine getirilmesinde firmayı teşvik eder. Ürün tesliminde şartların tanımlanması, anlaşmazlıkların çözümü, müşteri şartlarının teyidi gibi konuları problem olmaktan çıkarır. Müşteri ile iletişime önem verilmesini sağlar. Siparişlerin değerlendirilmesini, sözleşmeleri, düzeltmeleri yapabilmeyi sağlar. Özellikle üretim firmalarında tasarımı planlamayı, geliştirmeyi, gözden geçirmeleri, doğrulama, geçerli kılma ve değişikleri kolayca sağlayabilirsiniz. Satın alımda tedarikçilerinizi değerlendirmeyi, seçim kriterleri oluşturmayı sağlayabilirsiniz. Firmanız için bir satın alma sistemi oluşturmak mümkün hale gelir. ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sisteminde ürün veya hizmetin sunulmasında planlama ve kontrol imkânları geliştirilebilir. Müşteri mülkiyeti kavramıyla müşteriye ait ürünü kontrol altına almayı, kayıp, zarar, hasar gibi uygunsuzluklara çözüm geliştirmeyi sağlar ve problem olmaktan çıkarır. Ürün muhafazasını sağlayan taşıma, ambalajlama, depolama gibi faaliyetleri ürün teslimine kadar gözetir. İzleme ve ölçme cihazlarının kontrolüne imkân tanır ve belirli aralıklarla ulusal ya da uluslararası standartlara bağlantılı olarak cihazların kontrolünü ve kalibrasyonunu sağlar.

Beşinci ve sonuncu adım olarak ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi izleme, ölçme, analiz ve iyileştirmeye imkân vermektedir. Ürünün uygunluğunu, sistemin uygunluğunu denetler, sürekli iyileştirmeye fırsat verir ve istatistiksel teknikleri kullanmayı sağlar. Müşteri memnuniyetini ölçmeyi ve değerlendirme yapmayı sistem şartı olarak ister. İç tetkiklerin yapılmasını, gerekli düzeltmeler ve yeniliklerin yapılarak raporlanmasını sistem şartı olarak ister. Uygun olmayan ürünün kontrolünü sağlar ve bunun yanlışlıkla kullanımının önüne geçer. ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi sayesinde toplanan verilerin analizi yapılacak ve sistemin etkinliği ölçülecektir. Gelişim fırsatları değerlendirilecek, müşteri memnuniyeti ve müşteri şartlarına uygunluk sağlanacaktır.

ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi, kalite politikası, kalite hedefleri, tetkik sonuçları, düzeltici faaliyet, önleyici faaliyet gibi konuları sistem içine alarak sürekli iyileştirmeye olanak verir. ISO sistemi proses odaklıdır. İhtiyaç duyulan proseslerin tanımlanması, sırası ve etkileşimlerinin belirlenmesi önemlidir. Kalite hedefleri konularak bu hedeflere ne kadar yaklaşıldığını ölçmek çok önemlidir. Yönetim sistemi planlamasının gerçekleştirilmesi şarttır. Buna iş planlaması da diyebiliriz. Yönetim gözden geçirme toplantısı yapmak ve bu toplantıda iyileştirme fırsatlarını ve sistemde değişiklik yapma ihtiyacı olup olmadığını değerlendirmek zorunlu hale gelmiştir.

Son olarak şöyle diyebiliriz; iyi bir başlangıç yapmak isteyen kuruluşlar ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemini firmalarında uygulamalıdırlar. Günümüzde birçok firma sistemi kurmadan belge almak istemektedir. Devlet ihalelerine girmek için istenen bu belgenin firmalara uzun vadede hiçbir yararının olmadığı görülecektir. 1 Haftada belge alan ve ISO belgem var diyen firmalar her gün biraz daha fazlalaşmaktadır. Bu da ülkemizdeki kalite ve kurumsallaşma gibi önemli kavramlara zarar vermektedir. Firma sahipleri büyük emeklerle kurdukları firmalarını iyiye, daha iyiye götürmek istiyorlarsa ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemini hakkıyla firmalarında uygulamaları ve sahip çıkmaları onları hedeflerine daha kolay ulaştıracaktır.

İyi bir başlangıç için çok geç değil.

Yazan: FEVZİ KOSTAK
Genel Müdür
ETİKA Danışmanlık ve Eğitim Ltd. Şti.